A gestão de conteúdo empresarial, o ECM, gera uma quantidade massiva de informações de todos os setores da empresa. Categorizadas de forma eficiente, o ECM traz os benefícios já conhecidos pelas empresas em redução de espaço físico, agilidade em processos e no controle da documentação de forma digital.
Uma outra questão, ainda mais importante, é relativa à chamada “Temporalidade” de documentos. Temos duas formas de enxergá-la:
- Uma é a questão da validade de contratos de serviço e de como uma equipe jurídica ou comercial (por exemplo) são alertadas do prazo de vigência daquele documento, e de sua iminente necessidade de revalidação, revisões ou descarte.
- A outra, diz respeito a temporalidade de documentos com informações relativas ao governo (um cartão de ponto eletrônico, um relatório de FGTS, um histórico escolar, um Atestado de Saúde Ocupacional e muitos outros). Alguns documentos precisam a ser mantidos por até 95 anos de acordo com a legislação vigente.
Uma ferramenta comum usada por departamentos jurídicos, contábeis e de pessoal é a Tabela de Temporalidade, pois muitas empresas controlam todo o tipo de documento, frequência de uso, prazo e ciclo de vida através de planilhas. No entanto, é possível automatizar esse processo. Veja…
Atualmente, com leis que permitem a mesma validade do Digital e do documento físico e com a implantação de soluções inteligentes de gestão de conteúdo (ECM), a temporalidade de documentos se tornou automática: o tempo gasto com elaboração e gestão da tabela se torna uma configuração rápida do ECM e alertas automáticos para prazos de documentos. Para saber mais sobre isso, fale conosco.
