A forma prática de gerenciar as informações do dia a dia, em qualquer setor da empresa, é através de uma boa gestão de documentos. Isso se reflete na organização da empresa e tem impacto direto na sua rentabilidade, na imagem da empresa e no clima de trabalho.
Uma grande aliada nesse processo é a Transformação Digital, que fez com que o legado em papel das empresas fosse convertido para arquivos e disponibilizados em sistemas com tecnologia de nuvem (cloud computing).
Entre as práticas que definem a organização e a atualização dos arquivos, há processos que as empresas devem adotar para tornar a gestão eletrônica de documentos uma atividade diária que contribui em todos os aspectos: da saúde mental do colaborador até melhorias na lucratividade da empresa, veja:
- Compreender a organização dos documentos.
- Definir o tipo de controle e os tipos de documentos (catalogação).
- Manter uma estrutura e nomenclatura eficiente.
- Se preparar para atender os tipos de compliance necessários.
- Escolher tecnologias compatíveis com a necessidade de gestão eletrônica de documentos.
- Adotar serviços de assinatura digital.
- Manter processos monitorados.
- Aprimorar todos os processos usando metodologias como PDCA e 5W2H.
A correta organização e atualização de arquivos depende tanto de uma infraestrutura física, para armazenar os papéis produzidos até hoje; e uma infraestrutura digital e tecnológica, representada pelas soluções ECM. Escolha parceiros experientes em ambos os setores para ajudar o seu processo de organização de documentos, fale com a equipe da AGM para saber mais.
