O Plano de Classificação de Documentos lida com grandes volumes de informação e define a hierarquia dos documentos da empresa. O plano fornece as diretrizes para a organização e a disposição de documentos em categorias de forma lógica e coerente, facilitando a recuperação das informações. E para estabelecer um plano de classificação de documentos eficiente seguem-se 5 modelos mais comuns:

• Áreas funcionais: de acordo com as áreas funcionais como financeiro, recursos humanos, marketing, vendas etc.
• Processos de negócios: de acordo com os processos específicos como compra, vendas, produção etc.
• Tipos de documentos: contratos, faturas, relatórios, e-mails etc.
• Confidencialidade: nível de confidencialidade ou sensibilidade.
• Cronologia: de acordo com algum tipo de data do documento, facilitando sua recuperação em ordem temporal.

Esse Plano de Classificação de Documentos estabelece uma padronização que contribui, além da facilidade de localização, também no controle de prazos de guarda e descarte. Hoje em dia, as empresas aplicam esse plano de classificação dentro de soluções de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) ou de Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM), e percebem a produtividade melhorar entre 15 % e 30%. Saiba mais sobre isso, fale com a AGMDOC.