A gestão de documentos veio para aprimorar a organização, eficiência e integridade das informações em uma empresa. Inicialmente no formato físico – com grande volume de papéis e arquivos, e representados pela figura do arquivista – hoje a gestão de documentos é totalmente digitalizada, representando um salto de velocidade e qualidade na gestão das informações. Nossos especialistas na AGMDOC listam seus principais objetivos, veja…

Para Empresas

1. Acesso rápido e fácil a documentos certos, para as pessoas certas no momento necessário, facilitando a recuperação e o acesso rápido às informações.
2. Criar uma estrutura organizacional lógica e padronizada para os documentos, facilitando a localização e a navegação através dos registros.
3. Reduz o uso de papel e minimiza a dependência de documentos físicos, promovendo a sustentabilidade ambiental, economizando espaço de armazenamento e reduzindo custos associados à impressão.
4. Facilita a colaboração entre equipes e departamentos, permitindo o compartilhamento fácil e seguro de informações e documentos.
5. Garante que a sua empresa esteja em conformidade com regulamentações, leis e padrões do setor, facilitando a retenção adequada e o descarte seguro de documentos.
6. Segurança: Protege informações sensíveis e confidenciais por meio de controles de acesso, autenticação e criptografia, evita o acesso não autorizado.
7. Minimiza riscos associados à perda, danos ou acesso indevido a documentos importantes, garantindo que eles sejam gerenciados adequadamente.

Para CEOs

Pense na Gestão Eletrônica de Documentos como o principal aliado na gestão da empresa, veja…

1. Eficiência Operacional: Automatizar fluxos de trabalho e processos relacionados a documentos, acelera a execução de tarefas.
2. Melhoria nos Processos de Negócios: Identificar oportunidades de otimização de processos ao analisar documentos e fluxos de trabalho.
3. Histórico e Rastreabilidade: Registrar alterações, revisões e atividades relacionadas a documentos para auditoria e rastreabilidade.
4. Facilita a Tomada de Decisão: Fornecer informações precisas e atualizadas para embasar a tomada de decisões estratégicas e operacionais.
5. Preservação de Conhecimento: Manter um registro histórico das atividades e conhecimentos da organização, mesmo quando membros da equipe saem ou mudam de funções.
6. Migração de Documentos: Facilitar a migração de documentos entre diferentes sistemas e formatos, garantindo a continuidade das informações.
7. Aumento da Produtividade: Reduzir o tempo gasto na busca e manipulação de documentos, permitindo que os funcionários se concentrem em tarefas de maior valor agregado.

A maioria das empresas que implementam Gestão Eletrônica de Documentos vem sua produtividade aumentar em torno de 15% a 30%, para saber mais sobre isso, fale com a AGMDOC.