Uma empresa lida com diversos documentos no dia a dia: pedidos, ordens de serviço, notas fiscais, propostas, contratos etc. O tratamento dado a essas informações representa o fluxo de documentos. Quanto maior quantidade de informações, mais elaborada deve ser a política para o fluxo, seleção e destinação de documentos.
Existem grandes riscos na desorganização de informações. Os prejuízos impactam negativamente os colaboradores e as contas da empresa. Além disso, mencionamos a estratégia de redução de papéis e o uso de soluções eletrônicas como o ECM. Para que essa estratégia funcione, é ideal desenvolver uma política para o fluxo e destinação de documentos usando as 5 etapas abaixo.
- Organização: separar documentos por tipo, data e estabelecer processos conhecidos por todos os colaboradores.
- Preparação: adequação de toda a informação em papel, sua limpeza e manuseio.
- Captação: estratégias de digitalização, transformação do legado físico para o digital.
- Tratamento e Indexação: correção de eventuais falhas as capturas e categorização dentro do meio digital.
- Armazenamento: torna a localização eficiente e o acesso seguro a informações.
A política para o fluxo de documentos se relaciona diretamente com o estabelecimento de processos de negócio (definidos pelo BPM) e com o fluxo de trabalho. Ou seja, cada tipo de documento deve ter seu processo analisado, as etapas mapeadas (da criação à sua destruição) e assinalados os responsáveis por cada etapa. Associa-se esse mapeamento à gestão eletrônica de documentos, e ambos facilitam a criação de uma política adequada para o fluxo de documentos permitindo:
- Evolução gradual da adesão dos colaboradores.
- Mantém processos organizados e abertos a aprimoramentos.
- Compartilhamento claro das etapas com cada colaborador envolvido.
- Aumento da segurança e a produtividade.
Para uma política eficiente de fluxo de documentos, o primeiro passo é adotar estratégias que protejam a informação sensível da empresa, como a digitalização. Saiba mais sobre esse processo, fale conosco.
