Há mais de duas décadas a localização por informação nas empresas é um gargalo de produtividade, e um desperdício de tempo e receita. Desde 2001 pesquisas de órgãos como o IDC (International Data Corporation), a consultora McKinsey demonstram esses problemas ao longo do tempo:
- Em 2001 um colaborador gastava aproximadamente 12,5 horas semanais procurando por informações.
- Em 2003 70% dos respondentes de uma pesquisa afirmaram gastar cerca de 5 horas por semana na busca de informação. O mesmo estudo apontou que 16% gastaram 12 horas semanais na mesma atividade.
- Em 2011 a média de tempo gasto caiu um pouco: 8,8 horas semanais.
- Em 2013, segundo a McKinsey, um colaborador gastou 1,8 horas diárias na busca por informação.
Desde 2001, o conceito de Transformação Digital, de Legislação Arquivística e de Gestão Eletrônica de Documentos evoluiu. No entanto, o tempo gasto na criação, perda e localização de informações ainda causa um prejuízo médio de US$ 120 por documento para organizações. Muitas empresas, caso as pesquisas do IDC e da McKinsey fossem realizadas hoje, apresentariam os mesmos dados. Usar o potencial total de soluções de Gestão Eletrônica de Documentos – ou terceirizar essa atividade – são formas de melhorar a produtividade.
A Gestão Eletrônica de Documentos permite a colaboração na criação, armazenamento seguro e organizado da informação empresarial, e em um estudo mais recente também do IDC e McKinsey, o uso de tecnologias “colaborativas” – como o ECM – pode melhorar em até 35% a produtividade na atividade de busca de informações. Saiba como aplicar a Gestão de Documentos e o ECM na sua empresa, fale com os especialistas da AGM.
