Investir na Digitalização – e adotar o modelo paperless – é ótimo, e requer e organização. Caso contrário, documentos importantes são perdidos e tempo é gasto procurando no meio digital – da mesma forma que procuravam nos antigos gabinetes verticais em aço. Por isso, a Digitalização tem alguns pontos importantes.

Espaço: você pode salvar 6.5 milhões de páginas de documento em 1 terabyte (1TB) de armazenamento e esses documentos estão em diversos formatos (PDFs, vídeos, imagens, planilhas, apresentações etc.). Enquanto isso, aquele gabinete vertical de aço consegue guardar, no máximo, 5.000 páginas de documentos em papel (veja os riscos disso no post anterior).

Tecnologia: Soluções simples, como armazenamento em nuvem, não permitem total controle, nem colaboração, entre as equipes na criação, edição e aprovação de documentos (Ex: contratos). A falta de monitoramento, de gestão de processos e controle de versões pode causar o mesmo problema…mais gasto excessivo de tempo. Adote Tecnologias que permitam a colaboração, o controle e processos envolvendo documentos de forma segura.

A Digitalização de Documentos é o marco inicial para empresas que estabelecem organização da informação, ela deve acompanhar uma política de organização e gestão de informação para evitar riscos. Saiba mais aqui.