A opção por mudar de uma plataforma de ECM para outra, ou o investimento pela primeira vez na digitalização da sua empresa requer planejamento com foco nas pessoas e em segurança. A empresa deve selecionar quem serão os Gestores de Informação, e os responsáveis por implantar essa mudança. Além disso, seguem algumas práticas que devem ser seguidas na implantação do ECM (Gestão Eletrônica de Conteúdo Empresarial) que garantem uma previsão de custos de projeto assertiva e nenhum retrabalho:

Tenha foco na experiência do usuário.

Tão importante quanto a tecnologia, é a importância dada a adoção do sistema de ECM pelo usuário. No planejamento, considere todos os usuários potenciais e determine como os processos devem se desenvolver. A liberação do protótipo para operação e uma política de “zero frustração” na localização de informação.

Conformidade

Enquanto algumas organizações têm seu próprio guia de conformidades, outras atendem a regulamentações governamentais como ISO9001, Sarbanes-Oxley, a LGPD etc. Em caso de intimações judiciais, auditorias o ECM deve assegurar que dados não sejam perdidos, e que haja um monitoramento de metadados como acesso dos usuários, trilha de modificações e armazenamento de versões anteriores de um documento.

Envolva os desenvolvedores das soluções.

Por atender diversas equipes diferentes dentro da empresa, o projeto de implantação do ECM tem complexidades. Envolva diretamente os desenvolvedores no projeto e solicite que atualizações e updates sejam planejados com antecedência, dessa forma o desenvolvedor aprende como atender melhor o seu negócio e eventuais retrabalhos de implantação são poupados nas atualizações.

A implantação bem planejada garante economia de tempo, preservação da informação e uma redução significativa de custos do projeto de ECM. Fale com os especialistas da AGM para mais detalhes.