No início da semana discutimos a importância do Manual de Redação e do Plano de Classificação de Documentos Digitais. Ambos são instrumentos de Gestão de Documentos importantes para a organização empresarial. Hoje discutiremos o Prazo de Guarda de Documentos, conhecidos também como a Temporalidade dos Documentos (já falamos desse assunto aqui).

Prazo de Guarda de Documentos

Todos os setores da empresa que produzem ou acumulam documentos devem manter um controle preciso do prazo de guarda de documentos. Além da guarda de documentos trabalhistas, que já possuem legislação vigente, há outros documentos da empresa controlados por prazo de validade – como os contratos com fornecedores – que precisam de controle.

Vantagem da Gestão Eletrônica de Documentos

Uma comissão formada por líderes da própria empresa pode estabelecer prazos de guarda de documentos (físicos e digitais) que, hoje em dia, migraram da Tabela de Temporalidade para uma simples parametrização dentro de um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos. Esse controle automático evita quaisquer tipos de prejuízos à empresa, ao evitar da baixa produtividade a multas.

Você consegue mais informações sobre Gestão Eletrônica de Documentos e Digitalização conversando com a equipe da AGM.