O prazo de guarda de documentos é uma questão fundamental para empresas e organizações de todos os setores. Ele se refere aos documentos que devem ser mantidos para atender a requisitos legais, regulatórios ou fiscais. E as regulamentações que estabelecem os prazos de guarda variam de acordo com diversos fatores. E importante: prazo de guarda começa a contar a partir do fim do exercício fiscal ou da data de encerramento do contrato.

Para documentos comuns, como notas fiscais, comprovantes de pagamento, contratos e registros contábeis, o prazo de guarda pode variar de cinco a dez anos. Esses documentos são essenciais para fins de auditoria, fiscalização e controle financeiro. Documentos relacionados a obrigações trabalhistas, como registros de funcionários, folhas de pagamento e contratos de trabalho, o prazo de guarda pode ser mais longo, chegando a até 20 anos. Isso ocorre devido à possibilidade de surgirem demandas legais no futuro relacionadas a esses documentos.

E já os documentos de natureza mais permanente, como escrituras, estatutos sociais, atas de assembleias e registros de propriedade, devem ser guardados indefinidamente, pois são fundamentais para comprovar a propriedade e a legalidade das ações da empresa ao longo do tempo.

Além disso, o prazo de guarda pode variar de acordo com a legislação específica de cada estado e município, por isso é essencial que estar atualizado(a) sobre as regulamentações aplicáveis à sua empresa. É recomendável usar soluções de gestão eletrônica de documentos (GED ou ECM) ou realizar o BPO com um parceiro experiente, o que facilita a organização, armazenamento seguro e a recuperação rápida dos documentos – fale com a AGMDOC para saber mais…