Na tratativa de documentos para instituições de ensino – e outros tipos de empresa – a organização de toda a informação é uma das tarefas mais importantes. Em instituições de ensino ela começa pelo chamado setor de Protocolo. Na área administrativa, a gestão de documentos se inicia no protocolo, serviço responsável pelo registro, controle, classificação, expedição de documentos.
O Protocolo é um sistema de apoio à Gestão Documental. Na versão manual do protocolo – de forma resumida – contemplava atividades como:
- Revisão e o reconhecimento do documento como oficial.
- Carimbo na lateral da página do documento físico.
- A criação de um número de registro.
- Arquivamento.
O volume de informações gerados por exemplo, em instituições de ensino, torna praticamente impossível a atividade manual de protocolamento de forma eficiente. Dessa forma, a Gestão Eletrônica de Documentos transporta de forma fácil e rápida esse processo inteiramente para o digital.
Além da criação já em meio digital de um documento, o processo de validação das informações é eletrônico e ágil através de fluxo de aprovações, e não é necessária a tarefa repetitiva de arquivamento ou localização: tudo é feito em segundos dentro de modernos sistemas de ECM – Gestão de Conteúdo Empresarial.
Ao transferir as atividades de Protocolo para a Gestão Eletrônica de Documentos, os benefícios vão desde a melhoria da qualidade de vida dos colaboradores, até a economia de recursos e aumento de receita. Fale com a equipe da AGM para saber mais.
