No Brasil, o Ministério da Economia estabelece diretrizes para a retenção de documentos trabalhistas. Nossos especialistas em Gestão Eletrônica de Documentos deixam algumas orientações sobre quanto tempo e como guardar documentos trabalhistas. Veja:

• Documentos Básicos: Os documentos trabalhistas básicos, como contratos de trabalho, recibos de pagamento, registro de empregados, livro de ponto e guias de recolhimento de contribuições previdenciárias e FGTS, devem ser mantidos por um período de, no mínimo, 5 anos após o término do contrato de trabalho.
• Exames Médicos: Os resultados de exames médicos admissionais, demissionais e periódicos devem ser mantidos durante todo o período do contrato de trabalho do empregado e por mais 20 anos após o seu desligamento.
• Folhas de Pagamento: As folhas de pagamento, incluindo os cálculos de férias, décimo terceiro e rescisões, devem ser mantidas por 5 anos.
• Comprovantes de Recolhimentos: Documentos que comprovem o pagamento de contribuições previdenciárias, FGTS, PIS e outros encargos devem ser mantidos por 30 anos.
• Acordos e Convenções Coletivas: Acordos e convenções coletivas de trabalho devem ser mantidos por toda a sua vigência e por mais 5 anos após o término.
• Processos Trabalhistas: Em caso de processos trabalhistas, é recomendável manter toda a documentação relacionada ao caso até que o processo seja encerrado e não haja mais possibilidade de recurso.
• Documentação Digital: A legislação brasileira reconhece a validade de documentos digitais, desde que sejam mantidos em formato eletrônico, com garantia de autenticidade e integridade. Portanto, é permitido digitalizar e arquivar documentos trabalhistas em formato eletrônico, desde que sejam respeitadas as regras de armazenamento seguro.

Apesar das orientações, existem nuances específicas para cada negócio. É recomendada uma força tarefa entre um profissional de recursos humanos, um advogado de direito trabalhista e um especialista em Gestão Eletrônica de Documentos, que garantem conformidade com todas as obrigações de retenção de documentos. Veja mais sobre elas aqui.

O uso de soluções de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) facilita o armazenamento e a recuperação de documentos trabalhistas, garantindo a conformidade com as regulamentações e facilitando a gestão eficiente desses registros. Fale com a AGMDOC para saber mais…