A relação entre Business Process Management (BPM) e Gestão Eletrônica de Documentos (GED) está na otimização de processos organizacionais. Enquanto o BPM se concentra na modelagem, automação, execução dos fluxos de trabalho e processos dentro de uma organização, a GED, por outro lado, lida especificamente com a gestão, armazenamento e organização de documentos eletrônicos.
Ainda, o BPM visa melhorar a eficiência, a produtividade e a agilidade dos processos, além de promover a padronização e a conformidade. Ele envolve a identificação de etapas, atividades, responsabilidades e sequências em processos, bem como a automação desses processos por meio de sistemas e ferramentas. A GED visa a substituição de documentos em papel por versões digitais, permitindo um acesso mais rápido, compartilhamento facilitado, colaboração eficaz e maior segurança das informações.
Nossos especialistas listam 6 razões principais para o uso de ambos em conjunto dentro das empresas, veja:
- Fluxos de Trabalho e Automação: O BPM pode automatizar fluxos de trabalho que envolvem documentos eletrônicos. Por exemplo, em um processo de aprovação de documentos, o BPM pode encaminhar automaticamente os documentos aos responsáveis pelas revisões.
- Tomada de Decisões Informadas: A combinação de BPM e GED permite que os processos sejam orientados por dados, onde informações relevantes contidas nos documentos podem influenciar a rota dos fluxos de trabalho.
- Rastreabilidade e Auditoria: A integração do BPM com a GED garante que cada etapa do processo seja registrada, incluindo interações com documentos. Isso é essencial para fins de rastreabilidade, auditoria e conformidade.
- Automatização de Tarefas de GED: Processos de GED, como indexação e arquivamento, podem ser integrados a fluxos de trabalho automatizados por meio do BPM.
- Melhoria Contínua: A combinação de BPM e GED permite que processos sejam monitorados e otimizados ao longo do tempo, baseando-se em análises dos dados e da eficiência dos processos.
- Integração com Sistemas: A GED pode ser integrada aos sistemas de BPM, permitindo que documentos relevantes sejam associados aos processos e acessados diretamente a partir dos fluxos de trabalho.
A sinergia entre o BPM e GED resulta em uma gestão processual mais completa e eficaz. Pra saber como implantá-las no seu negócio, fale com a AGMDOC.
