Se sentir sobrecarregado com a quantidade de documentos que temos que lidar no dia a dia é algo comum. Lidar com contratos, e-mails, notas fiscais e outros pode prejudicar a eficiência de um departamento de muitas formas, afastando os colaboradores das tarefas que, de fato, trazem benefícios para a empresa. No entanto, a gestão de toda essa informação crítica é possível de forma mais automática através do uso de uma solução ECM – Enterprise Content Management.
Uma evolução natural da Gestão de Documentos, o ECM traz a capacidade de centralizar e controlar toda a informação crítica da empresa em ambiente seguro e digital, monitorar a validade dos documentos e traz diversos benefícios, entre eles:
- Acompanhamento da Informação: permite ambiente a busca rápida de qualquer tipo de informação (documentos, vídeos, imagens, som, e-mail, mensagem instantânea etc.). Além disso, acaba com o problema de documentos com informação incompleta ou mal preenchida e vincula o documento correto as pessoas corretas, automaticamente.
- Redução de custo operacional: padronizar procedimentos e cortar papel dramaticamente causa a redução dos enormes custos com impressões e malotes – além de reduzir o uso do espaço.
- Tempo otimizado: com mais informação, maior o tempo para gerenciá-la – essa premissa não existe pois o ECM organiza de forma eficiente a informação e sua localização deixa de ser um bloqueio a produtividade.
- Melhorias no Serviço ao Cliente: Um dos benefícios mais importantes, pois o seu cliente percebe de imediato a mudança na velocidade de atendimento, quando precisa completar um formulário ou o preenchimento de algum requisito online.
- Redução de Risco: o reforço nas políticas de segurança e o monitoramento de acesso e modificação de informações, além de relatórios para auditorias apontando informações existentes, ou necessárias.
- Controle automático de versão de documentos: A equipe pode trabalhar em um documento ao mesmo tempo, gravando comentários e notas e o salvamento automático de versões para recuperação.
Muitas empresas transformam a sua gestão de documentos em soluções robustas de ECM visando aumento de produtividade e competitividade. Fale com a AGM para saber mais sobre isso.
