Usaremos o exemplo de instituições de Ensino, como escolas e Universidades. A quantidade de registros diários – exigida por lei – que precisa ser digitalizada e armazenada por esse tipo de instituição é gigantesca. Além dos dados comuns a todas as empresas, como notas fiscais, recibos etc. as escolas e universidades têm que manter, por um prazo longo, documentos referentes a cada aluno, mesmo depois que este já não faz mais parte da instituição: boletins, histórico escolar, planos de estudo, dados pessoais do aluno e muitos outros.

O Decreto 4915/2003,o Decreto 10.148/2019 e a Lei nº 8.159 do Código Civil, dão respectivamente todas as diretivas para os cuidados com documentos e arquivos aos quais uma instituição de ensino precisa preservar, e além disso, estabelece as diretivas do chamado SIGA (Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos), relacionado à Temporalidade dos Documentos e ao Ministério da Educação. Seguir essa regulação com eficiência só é possível hoje em dia, com sistemas de gestão de conteúdo empresarial, ou ECM.

O ECM organiza os dados diários digitalizados, torna a entrega desses dados para entidades reguladoras de forma rápida e torna o atendimento ao aluno mais eficiente. Para saber mais sobre isso, fale com os especialistas da AGM DOC.