A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma solução para a captura, armazenamento, organização, recuperação, compartilhamento e gerenciamento de documentos em formato digital. Seu objetivo principal (para gestores, CEOs e donos de negócios) é a troca dos processos manuais pela governança de informação através de digitalização. Para isso, a GED se compõe de 10 atividades que, quando implantadas no negócio, contribuem para torná-lo mais organizado e eficiente:
- Digitalização: converte o documento em formato digital, permitindo armazenamento eletrônico inteligente.
- Indexação: atribui metadados e etiquetas aos documentos digitais que agilizam a busca e recuperação.
- Armazenamento Digital: um repositório centralizado, um sistema de gerenciamento, preparado com práticas de PCN.
- Recuperação: Localização rápida com base em palavras-chave, datas, categorias e outros critérios definidos pela empresa.
- Compartilhamento: informação chega somente a equipes, departamentos ou colaboradores externos autorizados, de forma segura.
- Controle de Versões: mantém histórico de versões de documentos para rastreabilidade.
- Automação: processos de aprovação, revisão e distribuição de documentos sem tarefas repetitivas.
- Segurança: controle de acesso e criptografia gerando confidencialidade.
- Retenção e Descarte: práticas adequadas de acordo com regulamentações, temporalidade e políticas internas.
- Auditoria: Registro de atividades relacionadas a documentos para fins de auditoria e conformidade.
A GED contribui diretamente para a Governança de Informação nas empresas e é amplamente utilizada em diversas indústrias e setores, incluindo empresas, governos, organizações sem fins lucrativos e instituições educacionais. Reduza custos e riscos com a sua implementação, fale com a AGMDOC.
